3QPOC – é uma regra para se escrever um texto jornalístico. Quer dizer que ele tem que responder as seguintes perguntas: Quem, (o) Que, Quando, Por que, Onde e Como. Explicando isso, já terei dado a base necessária para explicar como escrevo um release.

Vamos dividir assim: comece usando apenas 2QPO no leading. Comece apresentando as respostas, não o evento. No segundo parágrafo, comece a explicar o C e o último Q.

Acontecerá em determinado lugar (onde), nos dias tal e hora tal (quando), tal evento (o que), que tem como objetivo (por que).

Organizado por (quem), o evento servirá (ou falará, ou trará… Depende de Como). A partir daqui, descreva como será o evento. Use de dois a três parágrafos (três, geralmente é exagero, mas as vezes é necessário).

Termine explicando os detalhes extras, nesse caso, data final para inscrição, descontos, ou outros detalhes. Termine falando (geralmente a última frase desse parágrafo) qual a importância do evento. Ex: Eventos como esse, são importantes para qualificar o profissional da área.

Após o release, coloque os dados informativos, como título (nome do evento) e horários. Reforce as datas. Use o Google Maps e faça um mapa de um bom ponto de referência, até o lugar onde ocorrerá o evento. Coloque o link no email. E, se possível, coloque um marcador com uma foto da entrada do local do evento.

E, importantíssimo: antes do release (que deve ficar no corpo do email. Não mande em anexo), “converse” com a pessoa que vai receber. Sabe, quem vai ler o email é uma pessoa, portanto tenha um relacionamento com ela. Assessoria de Comunicação é, em grande parte, relacionamento com o pessoal dos veículos. Vou tentar montar um esquema:

A imagem acima é só uma brincadeira. Na verdade, é uma empresa fictícia que criei para a cadeira de Marketing, que freqüentei na época em que tinha uma novela, onde um personagem cego dançava tango e dirigia carros. Mas esse post não é sobre cegos, novelas ou papel higiênico, e sim sobre uma maneira melhor de mandar releases por email.

Vamos falar sinceramente, então: essa maneira é mais trabalhosa que a “tradicional”, mas é mais segura, também. As chances do seu email ser classificado como spam, na caixa de alguém, diminui consideravelmente. E faremos isso, usando duas ótimas ferramentas gratuítas: flickr e thunderbird.

Quem não acha um pé no saco, baixar emails com 5, 8 megas?  Geralmente, a internet no local de trabalho não é a mais rápida ou confiável… Ou demora, ou o download é feito, mas o arquivo vem corrompido… Então vamos seguir essa lógica: se você não gosta de receber emails com anexos grandes, as outras pessoas também não. Portanto, vamos estabelecer a primeira regra:

Regra nº 1: Nada de enviar emails com anexos de mais de 1mb.

Como enviar aquelas fotos incríveis, tiradas com aquela câmera de 12 megapixels que levou um ano para entrar no orçamento? A resposta é fácil, pois esse não é mais um dos mistérios de lost!

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Comecei a trabalhar com Assessoria de Comunicação, há pouco mais de um ano. Peguei a parte mais descoberta da faculdade: Assessoria de Comunicação de Orgão Público. Todos os cursos superiores que eu conheço, dão ênfase a Assessoria do setor privado. O único motivo de eu falar isso, é para avisar que as duas situações são muito diferentes, mas o que vou falar, abaixo, serve para os dois casos.

E, muitos envolvidos na área, acabam usando apenas o email, o que é um desperdício. A Internet oferece muitas possibilidades para o Assessor de Comunicação! E agora vou falar das possibilidades que o Google nos dá!

Google Docs é para mobilidade e segurança

Talvez seja, das ferramentas citadas, a mais difundida, embora nem tanto quanto merece. O Google Docs é um “pacote office”, que oferece editor de textos, planilha eletrônica, editor de apresentações e editor de formulários. Vamos nos focar em dois: o Editor de Textos e o de Apresentações.

As vezes é preciso começar o texto em um computador e terminar em outro. As vezes é preciso que algum colega de trabalho, complemente as informações… Ter um único arquivo, armazenado num local só, que pode ser editado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, não dá, apenas, agilidade, mas também previne aquelas cópias erradas, que ficam circulando, sabe? Alteração 1, 2, 4… Ops, cade a 3? Pois é, alguém enviou o arquivo errado, outra pessoa não notou, e lá se foi um release comprometido…

Google Talk é o menos bloqueado

Muitas vezes, várias ferramentas são bloqueadas, com o MSN sendo a maior vítima dos firewalls nos locais de trabalho… Mas, muitas vezes, você precisa de um IM, para se comunicar com os contatos de imprensa, ou com outros colegas de profissão e pedir uma força. E como é urgente, um email não é eficiente o suficiente…

Use o Google Talk. Convide as outras pessoas a usar. Em alguns casos, ele é, junto com o MSN, bloqueado… Mas na maioria dos casos, não. Como os administradores da rede não querem bloquear o Gmail, o seu bate-papo fica liberado… E sim, use a versão que roda direito do seu Gmail, não baixe o programa. Evite que alguém veja janelinhas “pulando” na sua tela.

Google Maps é ótimo para enviar convites

O meu favorito! E dentre as várias possibilidades do GMaps, existe uma muito útil para os Assessores de Comunicação: fazer convites. Sim! Pergunte-me como!

Por exemplo: O Astronauta Brasileiro Marcos Pontes vai palestrar na sua cidade, e antes, ele dará uma entrevista coletiva. Obviamente, é uma pauta para chamar vários veículos, de alcance regional e estadual. Mas, em casos como o meu, que moro em uma cidade de 30 mil habitantes… Bem, nem todo mundo conhece os caminhos. Então é melhor desenhar!

E com o Google Maps, é bem fácil desenhar o caminho… E ainda é possível, a foto da fachada do destino final. É muito simples e bastante útil. Você desenha o caminho, adiciona as fotos e depois copia o link no email (1) que será enviado, convidando os veículos a participar do evento (2).

Update 1: clique aqui e veja o mapa criado.

1 – Link a ser enviado

2 – Mapa Pronto

Existem muitas outras ferramentas

… que podem facilitar e melhorar o trabalho da Assessoria de Comunicação. Por enquanto, falei três do Google, mas em breve, pretendo citar mais. Por enquanto, vá testando!