Lucas Pereira da Rosa

Atualmente a agilidade exigida nos negócios, principalmente os de comunicação e tecnologia, tem criado desafios para os os membros das equipes. Imagine que você tem um projeto com várias necessidades: compartilhamento de textos, imagens, audio, video e tarefas. Como fazer para organizar, evitar duplicatas, compartilhar informações? Existem algumas ferramentas online para fazer isso. E aí vai uma lista:

• Para compartilhar documentos sem criar duplicatas: usar o Google Docs, continua sendo a melhor opção. Ele tem algumas coisas a melhorar, como permitir a criação de “Espaços de Trabalho” compartilhados, onde se convide alguém uma vez e todos os documentos colocados lá, fiquem compartilhados entre todos os participantes. O sistema de compartilhar documento por documento, usado atualmente, não é muito prático… E é um inferno, quando entre um novo membro na equipe… Mas o pacote office do Google, continua sendo a melhor opção.
• Para compartilhar tarefas: conversando com algumas pessoas, elas comentaram que gostam de diversas ferramentas. O Thymer foi uma possibilidade bastante comentada devido a sua simplicidade. Mas eu usei e não achei muito produtiva… Prefiro o Remember the Milk. Ele tem uma interface melhor, e uma gama de recursos muito mais interessante.
• Para o compartilhamento de arquivos, eu recomendo o Windows Live SkyDrive. Um serviço já disponível para qualquer pessoa que tenha uma Live ID (por exemplo, um endereço no Hotmail). Ele oferece 25Gb de disco virtual. E permite que se defina as permissões de acesso, tanto por email, quanto por grupos do seu MSN.
• E, para finalizar, uma ótima ferramenta para compartilhar imagens é o Flickr. É sempre bom ter uma conta pessoal e outra profissional. Na profissional, você só aceita como amigos, os participantes do projeto. Então é possível, a cada upload, definir que as imagens serão compartilhadas, apenas, com amigos. Assim, você as disponibiliza, somente, para quem interessa.

Mas com vários serviços de gerenciamento de projetos disponíveis pela web, por que usar uma ferramenta diferente para cada necessidade? Simples: porque elas são as melhores no que fazem. O GDocs é o melhor pacote office online, o RTM é a melhor agenda de tarefas, o SkyDrive está disponível automaticamente para quem tem MSN (quase todo mundo), e o Flickr é o melhor serviço de compartilhamento de imagens.

Além disso, é bem provável que as pessoas envolvidas no projeto, já tenham familiaridade com todas essas ferramentas. Portanto, não será preciso ensinar o uso e as funções disponíveis, como seria no caso da adoção de um serviço de gerenciamento de projetos.

Essa semana descobri uma ferramenta bem interessante. Mas vou começar falando de outra, que eu já conhecia: o Google Docs.

Uso o pacote office do Google, desde que ele se chamava Writelly, e não pertencia à gigante da internet. E sempre gostei… Quando comecei no emprego onde estou atualmente, foi uma das adições que fiz ao modo de trabalho da equipe: como teríamos um grande volume de documentos circulando entre todos, por que editar no Word e ficar mandando por email? Usamos o Google Docs e compartilhamos: sem emails, sem uploads e sem versões duplicadas.

E estava ótimo até o número e os tipos de documentos crescerem em número. São textos, anotações, listas de contato. Cada um tem uma maneira de organizar e, mesmo que seja o mesmo documento, as vezes acaba acontecendo uma confusão e quem é menos organizado, se perde. Chegamos a conclusão que o Google Docs é sim, uma boa ferramenta, mas ele precisava de um recurso: ao invés de ter documentos compartilhados, seria ideal que ele tivesse uma “área de trabalho” compartilhada. Os mesmos arquivos, as mesmas pastas e os mesmos parâmetros para todos os envolvidos no projeto. Todos compartilhando a mesma organização.

Além disso, a colocação de mais recursos em um lugar só. Usamos o Google Docs para os documentos que criamos, mas a nossa agenda de tarefas e lista de contatos, está sendo gerenciada pelo Thymer. Seria muito bom ter tudo em um lugar só.

Então veio, em um post no Comunicadores (pra mim, o melhor blog sobre publicidade que existe em língua portuguesa): ele me apresentava o Microsoft Office Live Workspace, que era tudo o que eu queria… Exceto por um detalhe… Mas isso merece um outro post: um review sobre esse que é um bom serviço da MS mas, infelizmente, não pudemos adotar…