Precisavamos de uma boa ferramenta para o compartilhamento de documentos de texto, então começamos a usar o Google Docs. Quando o volume de documentos ficou muito grande, a interface do GDocs se mostrou um pouco ineficiente, e sentimos falta de alguns recursos simples, como uma agenda e uma lista de contato em comum para todos os participantes do projeto.

Foi então que, em um post do Comunicadores, fiquei sabendo do Microsoft Office Live Workspace.  O seu funcionamento é um pouco diferente do Google Docs, e ele tinha o que nós queríamos! Uma “area de projetos” compartilhada, onde tudo que tu colocasse lá, estaria disponível para todos os participantes, em uma organização única. Todos teriam acesso as mesmas pastas e documentos, além da existência da lista de contatos, bloco de notas e agenda do projeto.

E o seu funcionamento ainda sanaria outro problema, que era o de um dos escritores preferir usar o Word ao editor de textos do Google (o que não é um problema, mas sim, uma preferência). Ele poderia continuar usando a ferramenta do Microsoft Office, porque o Live Workspace funciona de forma diferente. Ao invés de editar o texto diretamente no browser, você baixa o Office Live In, que adiciona ao Word (e Excel e PowerPoint), a possibilidade de salvar online os documentos, diretamente na sua conta do Workspace.

Assim, os documentos ficam online e podem ser acessados de qualquer computador e visualizados diretamente no navegador, mas só podem ser editados através do editor de texto instalado no seu computador.

É uma boa solução, e que nos servia perfeitamente. A decepção é que esse plugin necessário para fazer a conexão do pacote office instalado no computador com o serviço online, não pode ser instalado em computadores da Apple, mesmo que eles tenham o Microsoft Office instalado. E já que o chefe usa um Macbook…

A Microsoft precisa se ligar que, quando ela oferece um serviço online, ele deve estar disponível para todos, usem Windows, Mac OS X ou Linux…

Update 27/06/09: andei fuçando mais na documentação do Live Workspace, e parece que ele aceita mac. O problema é que tem que usar o Safari, e não o Firefox como eu estava usando. Segunda feira verei isso (porque só tenho mac no trabalho).

Essa semana descobri uma ferramenta bem interessante. Mas vou começar falando de outra, que eu já conhecia: o Google Docs.

Uso o pacote office do Google, desde que ele se chamava Writelly, e não pertencia à gigante da internet. E sempre gostei… Quando comecei no emprego onde estou atualmente, foi uma das adições que fiz ao modo de trabalho da equipe: como teríamos um grande volume de documentos circulando entre todos, por que editar no Word e ficar mandando por email? Usamos o Google Docs e compartilhamos: sem emails, sem uploads e sem versões duplicadas.

E estava ótimo até o número e os tipos de documentos crescerem em número. São textos, anotações, listas de contato. Cada um tem uma maneira de organizar e, mesmo que seja o mesmo documento, as vezes acaba acontecendo uma confusão e quem é menos organizado, se perde. Chegamos a conclusão que o Google Docs é sim, uma boa ferramenta, mas ele precisava de um recurso: ao invés de ter documentos compartilhados, seria ideal que ele tivesse uma “área de trabalho” compartilhada. Os mesmos arquivos, as mesmas pastas e os mesmos parâmetros para todos os envolvidos no projeto. Todos compartilhando a mesma organização.

Além disso, a colocação de mais recursos em um lugar só. Usamos o Google Docs para os documentos que criamos, mas a nossa agenda de tarefas e lista de contatos, está sendo gerenciada pelo Thymer. Seria muito bom ter tudo em um lugar só.

Então veio, em um post no Comunicadores (pra mim, o melhor blog sobre publicidade que existe em língua portuguesa): ele me apresentava o Microsoft Office Live Workspace, que era tudo o que eu queria… Exceto por um detalhe… Mas isso merece um outro post: um review sobre esse que é um bom serviço da MS mas, infelizmente, não pudemos adotar…

Comecei a trabalhar com Assessoria de Comunicação, há pouco mais de um ano. Peguei a parte mais descoberta da faculdade: Assessoria de Comunicação de Orgão Público. Todos os cursos superiores que eu conheço, dão ênfase a Assessoria do setor privado. O único motivo de eu falar isso, é para avisar que as duas situações são muito diferentes, mas o que vou falar, abaixo, serve para os dois casos.

E, muitos envolvidos na área, acabam usando apenas o email, o que é um desperdício. A Internet oferece muitas possibilidades para o Assessor de Comunicação! E agora vou falar das possibilidades que o Google nos dá!

Google Docs é para mobilidade e segurança

Talvez seja, das ferramentas citadas, a mais difundida, embora nem tanto quanto merece. O Google Docs é um “pacote office”, que oferece editor de textos, planilha eletrônica, editor de apresentações e editor de formulários. Vamos nos focar em dois: o Editor de Textos e o de Apresentações.

As vezes é preciso começar o texto em um computador e terminar em outro. As vezes é preciso que algum colega de trabalho, complemente as informações… Ter um único arquivo, armazenado num local só, que pode ser editado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, não dá, apenas, agilidade, mas também previne aquelas cópias erradas, que ficam circulando, sabe? Alteração 1, 2, 4… Ops, cade a 3? Pois é, alguém enviou o arquivo errado, outra pessoa não notou, e lá se foi um release comprometido…

Google Talk é o menos bloqueado

Muitas vezes, várias ferramentas são bloqueadas, com o MSN sendo a maior vítima dos firewalls nos locais de trabalho… Mas, muitas vezes, você precisa de um IM, para se comunicar com os contatos de imprensa, ou com outros colegas de profissão e pedir uma força. E como é urgente, um email não é eficiente o suficiente…

Use o Google Talk. Convide as outras pessoas a usar. Em alguns casos, ele é, junto com o MSN, bloqueado… Mas na maioria dos casos, não. Como os administradores da rede não querem bloquear o Gmail, o seu bate-papo fica liberado… E sim, use a versão que roda direito do seu Gmail, não baixe o programa. Evite que alguém veja janelinhas “pulando” na sua tela.

Google Maps é ótimo para enviar convites

O meu favorito! E dentre as várias possibilidades do GMaps, existe uma muito útil para os Assessores de Comunicação: fazer convites. Sim! Pergunte-me como!

Por exemplo: O Astronauta Brasileiro Marcos Pontes vai palestrar na sua cidade, e antes, ele dará uma entrevista coletiva. Obviamente, é uma pauta para chamar vários veículos, de alcance regional e estadual. Mas, em casos como o meu, que moro em uma cidade de 30 mil habitantes… Bem, nem todo mundo conhece os caminhos. Então é melhor desenhar!

E com o Google Maps, é bem fácil desenhar o caminho… E ainda é possível, a foto da fachada do destino final. É muito simples e bastante útil. Você desenha o caminho, adiciona as fotos e depois copia o link no email (1) que será enviado, convidando os veículos a participar do evento (2).

Update 1: clique aqui e veja o mapa criado.

1 – Link a ser enviado

2 – Mapa Pronto

Existem muitas outras ferramentas

… que podem facilitar e melhorar o trabalho da Assessoria de Comunicação. Por enquanto, falei três do Google, mas em breve, pretendo citar mais. Por enquanto, vá testando!